Die großen 5 Fehler, welche ein Meeting unproduktiv machen

Eure Besprechungen dauern eine gefühlte Ewigkeit und danach seid ihr einfach nur erschöpft und keinen Deut schlauer? Dann kann es an diesen 5 Fehlern liegen, die ihr schleunigst vermeiden solltet:

  1. die Besprechung ist nicht notwendig
    Das mag banal klingen, doch oft liegt hier der Hase im Pfeffer. Bevor ihr ein Meeting ansetzt, fragt euch: Liegen bereits alle Informationen vor, sodass ein Treffen Sinn ergibt? Kann die Angelegenheit auch über eine Rundmail kommuniziert werden? Gibt es konkrete Gründe für das Meeting oder trifft man sich aus reiner Gewohnheit? Inhaltslose Teammeetings sind nicht zielführend; daher: Lässt sich die Häufigkeit der Meetings ggf. reduzieren?
  2. die Besprechung ist nicht geplant
    Fast gravierender als eine unnötige Besprechung ist ein ungeplantes Meeting. Folgen sind ein Hin- und Herspringen zwischen den Themen, Mitglieder, die sich nicht zu der Sachlage äußern können und ein Abdriften in private Gespräche. Kommt euch bekannt vor? Dagegen haben wir folgende Tipps:

    Fragt euch bei der Planung des Meetings, ob das Thema alle Netzwerkmitglieder betrifft. Reicht es vielleicht auch, sich mit dem Kernteam kurz zusammen zu setzen und anschließend alle über ein Rundschreiben zu informieren? Das hilft dabei, Meetings zu entschlacken.

    Damit das Meeting konzentriert und zielgerichtet abläuft, stellt eine Tagesordnung auf. Diese sollte aus wenigen, wichtigen Kernpunkten bestehen. Plant für jeden Punkt einen groben Zeitraum ein; berücksichtigt dabei auch Pausen. Diese Agenda sollte spätestens einen Tag vor dem Meeting an alle Teilnehmenden gesendet werden. So haben sie genug Zeit, sich auf die Themen vorzubereiten.

    Das Meeting selbst sollte von einer Person moderiert werden. Der Moderator bzw. die Moderatorin gibt dem Treffen eine Struktur, fasst wichtige Erkenntnisse zusammen und behält Agenda und Zeit im Blick.

  3. Teilnehmende wissen nicht, worum es geht
    Sind die Teilnehmer:innen mit Bedacht ausgewählt und wird die Agenda schon vorher versendet, vermeidet man den dritten großen Fehler: Unvorbereitete Teilnehmer:innen. Zähe, unkonkrete Meetings in angespannter Atmosphäre waren gestern. Besonders, wenn Teilnehmende ihre Redebeiträge entsprechend der Agenda vorbereiten.
  4. Zeiten werden missachtet (gilt auch für Pausen!)
    Ein pünktlicher Anfang ist das A und O, sonst könnten Teilnehmende das Meeting für unwichtig halten. Doch sollten auch während des Meetings geplante Zeitfenster und Pausen eingehalten werden. Das fördert einen konzentrierten Austausch und sorgt dafür, dass kein Thema zu kurz kommt. Kommen während des Meetings neue Themen auf, können sie in einem Folgetreffen adressiert werden.
  5. Ergebnisse werden nicht dokumentiert
    Haltet Beschlüsse und Aufgaben schriftlich fest. Eine Woche nach dem Meeting wird die Hälfte vergessen sein und zeitaufwendige Rückfragen sind die Folge. Dokumentiert also genau, wer welche Aufgaben übernimmt und setzt bereits im Meeting Fristen.

    Mit diesen Tipps wird euer nächstes Meeting bestimmt zu einem vollen Erfolg! Solltet ihr mehr wertvolle Hinweise für die Professionalisierung eures Netzwerkes wollen, empfehlen wir euch einen Blick in unser Multi-Actor Collaboration Toolkit. Dieser modulare Werkzeugkasten ist in übersichtliche Kategorien eingeteilt, die euch dabei unterstützen, euer Netzwerk gezielt nach dessen Bedürfnissen zu fördern. Holt euch neue Denkanstöße direkt auf unserer Seite!